Werkplein Drentsche Aa ondersteunt de gemeente Assen en uitkeringsinstantie UWV bij onder meer re-integratietrajecten en de uitvoering van de participatiewet. In het stadhuis aan de Javastraat in Assen werd, binnen enkele uren na het eerste contact over een hybride vergaderruimte, gewerkt aan een oplossing. Molema: ,,Wij hebben de apparatuur en hardware hiervoor in voorraad en konden dus supersnel handelen. Nog dezelfde middag hebben we een proefopstelling gemaakt in een vergaderruimte bij het Werkplein. We spraken af dat die opstelling twee weken zou blijven staan en dat we vervolgens zouden kijken of alles goed functioneerde en de behoeftes waren ingevuld. Dat bleek het geval en er was veel tevredenheid over het snelle handelen.’’ 

Een ‘standaard hybride vergaderpakket’ bestaat niet volgens Molema. Naar eigen zeggen kijkt hij altijd eerst naar de akoestiek en vorm van de ruimte, om zo het geluid en beeld optimaal tot zijn recht te laten komen. ,,De grootste variabele daarna is de camera die je moet gebruiken. Zichtbaarheid is bij een hybride vergadering de grootste uitdaging, zeker bij ovale ruimtes’’, schetst hij. Voor de vergaderruimte in Assen gebruikte Molema een automatische PTZ-camera met autoframing. ,,Hij heeft drie lenzen aan de voorzijde en kan zo de hele breedte van de ruimte in beeld brengen. De camera is zodoende panoramisch waardoor je altijd goed beeld krijgt. De software in de camera zorgt er namelijk voor dat het beeld van de drie lenzen wordt verwerkt tot één beeld voor de kijker aan de ‘andere kant’ van de vergadering. Door de autoframing kunnen er ook deelnemers herkend worden. De camera weet dan wanneer ze praten. Dat systeem is trouwens niet privacygevoelig, want er wordt niets opgeslagen. Alles gaat via een algoritme.’’